Parzenie kawy, przyjmowanie gości oraz odbieranie telefonów- oto najczęstsze skojarzenia z pracą asystentki zarządu. Niejednokrotnie mylnie utożsamia się ten zawód z zawodem sekretarki i chociaż jest zawodem bliskim jej funkcji, to jednak zdecydowanie różni się pozycją w firmie.
Asystentka jest lepiej wykształcona, ma większe kompetencje niż sekretarka i otrzymuje poważniejsze zadania do wykonania. Stanowisko asystentki jest stanowiskiem samodzielnym; asystentki niejednokrotnie doradzają prezesom i wiceprezesom zarządu, aktywnie uczestniczą w planowaniu i opracowaniu strategii działań firmy poprzez składanie sprawozdań z działalności poszczególnych sektorów.
Predyspozycje do pracy w charakterze asystentki
Obecnie profesjonalnej asystentce zarządu stawiane są bardzo wysokie wymagania. W tym zawodzie oprócz oczywistych cech osobowościowych takich jak dokładność, systematyczność oraz umiejętność organizacji pracy własnej oraz współpracowników, bardzo ważne są umiejętności, które wynikają z wiedzy i doświadczenia.
Dlatego asystentkami zostają zazwyczaj osoby w średnim wieku i z bogatym stażem pracy. W tej pracy kluczowe są również talenty interpersonalne, takie jak komunikatywność i umiejętność pracy w grupie. Ważnymi umiejętnościami są również umiejętność szybkiego reagowania i podejmowania decyzji, samodzielność oraz poczucie odpowiedzialności, ponieważ to właśnie asystentka jest osobą najczęściej reprezentującą firmę na zewnątrz.
Przede wszystkim, aby zostać asystentką nie trzeba mieć ukończonych studiów wyższych, ważniejsza jest osobowość oraz motywacja do pracy. Chociaż do wykonywania tego zawodu mogą przygotować kursy lub szkoły policealne, to jednak najważniejszym czynnikiem jest już wspomniane wcześniej doświadczenie zdobyte podczas pracy w biurze.
Tego nie da się nauczyć na żadnych studiach czy kursach, co nie znaczy, że nie warto się szkolić. Takie szkoły mogą wspomóc i wzbogacić oraz usprawnić pracę asystentki. Często przecież jest tak, że asystentką zarządu zostaje się na drodze awansu zawodowego. W ten sposób można poznać firmę od przysłowiowej podszewki.
„Jestem osobą dość samodzielną i nigdy nie lubiłam, gdy ktoś kazał mi coś robić. Jak zaczęłam pracę w mojej firmie to trudno mi było dogadać się z szefem. Jednak po kilku ostrych sprzeczkach wypracowaliśmy bardzo dobrą współpracę i tworzymy swoisty duet, który trwa już 20 lat. Na pewno trzeba iść na wiele kompromisów, wiele spraw przemilczeć i być dyskretną, w końcu to nam asystentkom szefowie najbardziej ufają”. Aneta, 52 lata, asystentka prezesa zarządu
Innymi wymaganiami stawianymi asystentkom są:
znajomość języków obcych przynajmniej dwóch i to na poziomie bardzo dobrym,
biegła obsługa komputera w tym podstawowe edytory tekstu oraz profesjonalne programy księgowe
ugruntowana wiedza z zakresu księgowości, finansów oraz prawa.
W tej pracy kładzie się również nacisk na umiejętności dodatkowe, takie jak: autoprezentacja, asertywność oraz wiedza z dziedziny psychologii na temat obsługi klienta. Liczy się również kreatywność i ogromna odporność na stres.
Zadania i obowiązki asystentek zarządu
Asystentka zarządu to bardzo trudna, odpowiedzialna i wymagająca praca, w której nie można się nudzić. Asystentka przede wszystkim aktywnie wspiera pracę zarządu w wykonywaniu obowiązków służbowych oraz jest odpowiedzialnaza sprawne funkcjonowanie biura.
Do najważniejszych obowiązków asystentki należą:
obsługa korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,
prowadzenie kalendarza spotkań zarządu,
przygotowywanie pism do urzędów oraz instytucji państwowych,
sporządzanie sprawozdań z zebrań zarządu, asystowanie i pomoc we wszystkich działaniach zarządu,
tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i pracowników w kontaktach zewnętrznych,
tłumaczenie dokumentów,
koordynowanie pracy biura oraz wiele innych obowiązków, które niejednokrotnie wynikają z potrzeby chwili.
Zarobki asystentek
Praca asystentki jest pracą niezwykle czasochłonną i wymagająca nieustannego skupienia oraz energii. Zatem czas poświęcony na wykonywanie zadań powinien być dobrze opłacany. Na jakie zarobki może liczyć asystentka? Najniższa miesięczna pensja brutto asystentki to 1400 – 1800 złotych, choć zdarza się, że panie dostają mniej. W dużych firmach asystentka może liczyć na pensję od 2 do nawet 4 tys. zł. W kancelariach prawnych kwota ta może być jeszcze większa. Najlepsze asystentki dostają nawet 8 tys. zł. Do pensji asystentki otrzymują służbowy telefon, laptop i prywatną opiekę zdrowotną.
Praca dla asystentek
Asystentek potrzebują niemalże wszystkie firmy gdzie został powołany zarząd, czyli praktycznie w każdej spółce. Asystentki trafiają jednak nie tylko do pracy w firmach, ale również do różnych instytucji, organizacji, fundacji również do administracji państwowej i samorządowej.
W każdym z tych miejsc praca może wyglądać nieco inaczej, inne są również wymagania, jednak jest to zawsze pozycja wysoka, znacząca. Z reguły asystentką nie zostaje się od razu i nie jest łatwo ustalić jedną, jasną ścieżkę kariery.
Niejednokrotnie pierwszym krokiem do zawodu asystentki jest praca jako sekretarka, choć granica między tymi dwoma profesjami jest trudna do ustalenia. Pracy dla sekretarek lub asystentek jest dużo, najwięcej oczywiście aglomeracjach wielkich miast takich jak Warszawa, Poznań czy Wrocław. Nie brakuje również pracy na obrzeżach miast, ponieważ coraz więcej firm przenosi swoje biura na przedmieścia.
A gdy już nie będziemy chciały pracować jako asystentki …
Asystentki dzięki wszechstronnemu wykształceniu, cennemu doświadczeniu zawodowemu, jak również możliwości poznania zasad funkcjonowania firm, mogą z łatwością sprawdzić się w innych zawodach, na kierowniczych stanowiskach, w których potrzebna jest umiejętność zarządzania. Jednak wiele pań posiadając i wykorzystując odpowiednie umiejętności, zakłada i prowadzi własną działalność gospodarczą, doskonale radząc sobie jako tzw. kobiety biznesu.
Asystentka nie jest łatwym zawodem. Z jednej strony należy mieć wszechstronne umiejętności i ogromną wiedzę by doskonale wypełniać swoje obowiązki. Natomiast z drugiej strony dobra asystentka powinna wykazywać się opiekuńczością, by w sposób płynny reagować na potrzeby i zachcianki szefostwa. Nie każda z nas się do tego nadaje.
