Każdego ranka zaczynając dzień chwytamy się za głowę zadając sobie pytanie: „za co się najpierw zabrać?”. W konsekwencji wieczorem zdajemy sobie sprawę, że rzeczy „do załatwienia” przybyło, a my zwyczajnie z realizacją bieżących spraw jesteśmy w przysłowiowym lesie. Co możemy zrobić, żeby nie poddać się uczuciu uciekającego czasu i wykonać obowiązki w terminie i dodatkowo znaleźć czas na swoje przyjemności ?
Podstawą sukcesu jest dobra organizacja czasu pracy. Jeżeli jesteśmy dobrze zorganizowani to pijąc rano swoja kawę nie mamy poczucia stresu na samą myśl o nadchodzącym dniu. Jak to zrobić ?
Zła organizacja naszej pracy wpływa na całe nasze życie
W pierwszej kolejności powinnyśmy sobie uświadomić, że zła organizacja pracy działa bardzo podstępnie. Każda czynność za którą się zabieramy zabiera nam więcej czasu niż powinna, obniżając naszą efektywność każdego dnia. Zobaczmy jakie są konsekwencje złej organizacji czasu pracy, które w niektórych sytuacjach może doprowadzić nas do problemów:
nie można znaleźć potrzebnych dokumentów lub informacji,
przeskakuje się od zadania do zadania, próbując zdążyć z terminami, co w efekcie prowadzi do katastrofy,
złe przygotowanie i spóźnianie się na spotkanie,
brak przejrzystych celów,
problemy w komunikowaniu się i z innymi, bałagan na biurku itp.
To są tylko niektóre efekty złej organizacji pracy, a osoba która tak właśnie postępuje wkłada w to dwa razy więcej pracy, marnuje swój czas i nie dotrzymuje terminów. Taka „niechlujność” w pracy wpływa również na pracę i nastroje innych, poza tym może nam skutecznie zamknąć drogę do awansu.
Wbrew pozorom zoorganizowanie swojej pracy w sposób jasny i nieskomplikowany nie jest trudnym zadaniem. Najważniejszymi czynnikami są systematyczność i konsekwencja w działaniu. To są niezbędne „narzędzia”, które pomogą nam opanowanie technik ułatwiające organizację naszej pracy, które z czasem przekształcą się w nawyki. Podstawą jest plan. Opracowanie planu to coś więcej niż wypisanie listy rzeczy do zrobienia. Zadania trzeba zapisać w odpowiedni sposób i również w odpowiedni sposób monitorować zapiski, by móc uwzględnić zmiany.
Jak zapanować nad chaosem i nauczyć się planowania ?
spisać zadania, wyczerpująco, choć w formie krótkich notatek;
jak najdokładniej oszacować czas, jaki zajmie wykonanie każdego zadania;
zarezerwować czas na nie przewidziane zdarzenia;
najważniejszą jednak cechą dobrego planu są priorytety, należy je ustalić w momencie planowania.
Gdy już sobie zaplanujemy dzień to ważna cechą, którą należy w sobie wyrobić jest zaglądanie do niego w ciągu dnia. Analizowanie na bieżąco zadań pomoże nam ustalić na przyszłość trafność założeń i priorytetów., ale przede wszystkim pozwoli nam robić określone rzeczy w czasie dla nas dogodnym. Wiele fachowych publikacji na temat zarządzania czasem radzi, żeby notatki wykonywać szczegółowe, wprowadzić nagłówki, podziały. Moim zdaniem, najprostszy system jest najlepszy i wystarczy systematycznie pilnować swoich notatek. Jeśli zadań do wykonania jest naprawdę dużo, wtedy pomocne będzie wprowadzenie następujących grup lub kategorii:
priorytet,
ważne,
na teraz,
potrzeba więcej informacji.
Są to tylko przykłady, można również zadania oznaczać literkami, ustalając w ten sposób ich priorytety, np. A-może oznaczać zadanie pilne, B- ważne itp.
Dobrym sposobem świetniej organizacji jest odpowiednia dbałość o miejsce pracy. Nie chodzi tutaj aby na biurku wszystko trzymać ułożone alfabetycznie, chodzi raczej o porządek, który nie rozprasza. Każdy najlepiej sam wie, jakie jest dla niego odpowiednie ułożenie rzeczy na biurku. Ale uwaga zbyt długie porządkowanie rzeczy zakłóca pracę i zabiera czas, nie rozwiązując problemu naszej efektywności.
Kolejna ważną cechą dobrej organizacji i może najważniejszą jest zasada: „zrób to od razu”. Do zadania należy zabrać się od razu, ponieważ takie załatwianie spraw od ręki daje nam spore oszczędności czasu, ale również pozwala być lepiej zorganizowanym i lepiej panować nad tym co, kiedy i gdzie robimy. Należy jeszcze pamiętać, że zrobić od razu nie znaczy robienie czegoś po łebkach tylko dokładnie i fachowo. To daje nam gwarancję, że do danego zadania nie będziemy musieli już wracać.
Sukces nie jest przypadkiem. Jest on wypadkową konsekwencji i wytrwałości działania, a także umiejętnego planowania i dobrej organizacji pracy. Jeśli wyrobimy w sobie te właśnie nawyki to sukces mamy gwarantowany!
